Kluczowe elementy udanej konferencji, czyli na co zwrócić uwagę, aby odnieść sukces?

Organizujesz konferencję dla większej ilości osób i chciałbyś, aby efekt końcowy zwalał z nóg.

Organizujesz konferencję dla większej ilości osób i chciałbyś, aby efekt końcowy zwalał z nóg. Ciąży na Tobie ogromna presja, uczestnicy konferencji będą oceniali nie tylko przekazaną im wiedzę merytoryczną, ale też całą logistykę, komfort i ogólną atmosferę. Martwisz się, czy dasz radę zgrać duży zespół i ekipę podwykonawców współpracujących przy organizacji spotkania. Starasz się przygotować plan B na każdą ewentualność, tak, aby żadne niezaplanowane wydarzenie i niespodziewane wydatki nie zniweczyły Twojego wysiłku. Oto lista kilku mniej oczywistych elementów, na które powinieneś zwrócić uwagę przy organizacji konferencji. Dopracuj je do perfekcji, a będziesz miał pewność, że Twoje przedsięwzięcie zakończy się sukcesem!

1) Plan

            Szczegółowy plan, zawierający plany B w razie sytuacji awaryjnych to podstawa. Opracuj koncepcję spotkania – jaki jest temat? Do kogo kierowane są kolejne bloki tematyczne? Jaki mamy budżet (łącznie z budżetem awaryjnym)? Jaki termin będzie najlepszy? Staraj się planować konferencję z wyprzedzeniem, nawet kilkumiesięcznym – tak, aby umożliwić zaproszonym osobom ewentualną zmianę planów wyjazdowych czy urlopowych.

2) Informacja

            Kampania reklamowa Twojego przedsięwzięcia pozwoli Ci dotrzeć z informacją do większego grona odbiorców i zachęcić ich do partycypacji w wydarzeniu. Najlepiej do tego celu wykorzystać Internet i portale społecznościowe. Możesz pokusić się o stworzenie strony internetowej poświęconej Twojemu wydarzeniu.

3) Wygoda uczestników

            Osobiście przetestuj meble w sali konferencyjnej. Wygoda krzeseł czy foteli to podstawa przy kilkugodzinnych czy kilkudniowych wykładach! Postaraj się też o  blaty do notowania, wieszaki na odzież i stojaki na ulotki. Na komfort gości składa się również odpowiednia ilość miejsc parkingowych i wysoki standard pokojów, w przypadku kilkudniowej konferencji z noclegiem. Przy organizacji takiego wydarzenia warto zarezerwować hotel, który ma w swojej ofercie również wynajem sal konferencyjnych, jak np. Grand Royal Hotel w Poznaniu. Upewnij się, że uczestnicy otrzymają plan spotkania – dzięki temu łatwiej im się będzie ‘odnaleźć’ czyli np. zorientować w kolejności bloków tematycznych czy w topografii miejsca, które wybierzesz.

4) Kwestie techniczne i gastronomiczne

            Pracę zarówno organizatorów, jak i uczestników konferencji bardzo ułatwiają nowoczesne sprzęty audiowizualne, dlatego upewnij się, że będziesz miał do dyspozycji projektor, rzutnik, sprzęt RTV, dostęp do szybkiego internetu, klimatyzację. Zadbaj o to, aby uczestnicy nie byli głodni i aby mieli stały dostęp do zimnych i gorących napojów.

5) Konferansjer i osoby szkolące

            Ważne jest, aby trenerzy byli profesjonalistami w swoim fachu, a konferansjer wykazał się odpowiednią charyzmą i poczuciem humoru. To zachęci gości do aktywnego uczestnictwa w konferencji i umili ich czas.

6) Spokój i opanowanie

            Miej stres na wodzy! Jeżeli wszystkie poprzednie punkty masz opracowane do perfekcji, Twoje przedsięwzięcie odniesie sukces. Powodzenia!

Artykuł został przygotowany przez firmę Grand Royal Hotel

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *